Iedereen kan toegang vragen tot bestuursdocumenten op basis van het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Wat is een bestuursdocument?
De definitie van een bestuursdocument is zeer ruim: "alle informatie, ongeacht de drager ervan, die in het bezit is van een overheidsinstantie". Dat betekent dat in principe alle informatie waarover de overheid beschikt, kan worden opgevraagd, ongeacht de informatiedrager (papier, digitaal, audiovisueel):
- schriftelijke stukken (documenten, notulen van vergaderingen, omzendbrieven, contracten, vergunningen, e-mails, ...)
- bestanden, databankuittreksels, statistieken, ...
- foto's, geluids- en beeldopnamen
- ...
Het gewenste document moet niet noodzakelijk opgemaakt of geproduceerd zijn door de instantie waarbij het wordt opgevraagd. Als ze het bezit, valt het onder de openbaarheid. Wel is ze helemaal niet verplicht een document dat ze niet zelf maakte, te ontleden, samen te vatten en dergelijke.
Actieve openbaarheid
Overheidsdiensten moeten voldoende en duidelijk informeren over hun beleid, regelgeving en dienstverlening. Elke instantie is verplicht om de bevolking of betrokken doelgroep systematisch, correct, tijdig, evenwichtig en op een verstaanbare wijze informatie te geven over haar aanbod. Dat is het principe van actieve openbaarheid. De overheid neemt hier zelf het initiatief om te informeren.
Het gemeentebestuur maakt op deze pagina haar nieuw goedgekeurde reglementen en verordeningen bekend.
Passieve openbaarheid
Als burger hebt u ook het recht om een bestuursinstantie te vragen om inzage, uitleg of een afschrift te bezorgen van bestuursdocumenten. Dat is het principe van passieve openbaarheid. De overheid geeft u toegang tot documenten op vraag.
Iedereen kan bestuursdocumenten opvragen: natuurlijke personen, rechtspersonen, feitelijke verenigingen of groeperingen, bedrijven, … De nationaliteit of de woonplaats van de aanvrager speelt geen rol. Ook overheden kunnen documenten bij andere overheden opvragen.
De aanvraag moet betrekking hebben op bestaande documenten. U kunt dus niet vragen om:
- gegevens te verzamelen uit dossiers en daaruit een nieuw document op te maken om de aanvraag te beantwoorden
- de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren
- bijkomende uitleg op te schrijven
- een samenvatting van een omvangrijk dossier te maken.
Toekomstige documenten kunnen evenmin opgevraagd worden. Als het document niet af is of onvolledig is, moet het niet worden vrijgegeven.
Hoe aanvragen?
U kunt bestuursdocumenten opvragen via het webformulier, via brief of via e-mail. Het is ook mogelijk dat u zich ter plaatse aanbiedt bij de gemeente, waar u dan een briefje moet invullen.
Telefonische vragen komen niet in aanmerking.
Komt uw aanvraag bij de verkeerde dienst terecht? Geen probleem, de gemeente is verplicht om uw aanvraag zelf door te sturen naar de juiste instantie en u daarvan onmiddellijk op de hoogte te brengen.
Wat moet er in de aanvraag staan?
- U vermeldt waarover de aanvraag gaat en om welke documenten het gaat.
- U geeft expliciet aan op welke manier u de documenten wilt zien:
- inzage in de documenten
- uitleg bij de documenten
- afschrift of kopie
- U vermeldt uw naam en postadres als aanvrager (enkel een e-mailadres is niet voldoende).
- Als uw aanvraag onvolledig is, kan (en moet) de betrokken dienst vragen de aanvraag verder te specificeren of aan te vullen.
Als u algemene bestuursdocumenten opvraagt, moet u geen belang kunnen aantonen. U moet wel een belang aantonen als u documenten van persoonlijke aard opvraagt die niet over uzelf gaan.
Mogen alle bestuursdocumenten openbaar gemaakt worden?
Alle bestuursdocumenten zijn in principe openbaar, behalve als één of meerdere van de in het decreet opgenomen uitzonderingsgronden van toepassing zijn.
Absolute uitzonderingen zijn altijd geldig, bij relatieve uitzonderingen moet de gemeente steeds afwegen of het belang van de openbaarmaking niet opweegt tegen het te beschermen belang.
De overheid kan een verzoek om openbaarmaking afwijzen als:
- de aanvraag onredelijk blijkt of te algemeen is en ook blijft na een verzoek tot herformulering door de aanvrager
- de documenten niet af of onvolledig zijn. Als uitzonderingsgronden kunnen o.a. nog gebruikt worden :
- bescherming van de persoonlijke levenssfeer;
- het geheim van de beraadslagingen van de organen van de Vlaamse overheid, van de organen van de lokale overheden;
- informatie die derden vrijwillig verstrekt hebben en die door hen als vertrouwelijk werd bestempeld;
- vertrouwelijke commerciële of industriële informatie;
- rechtspleging in een burgerlijk of administratief rechtsgeding en de mogelijkheid om een eerlijk proces te krijgen;
- het vertrouwelijke karakter van de handelingen van een overheidsinstantie (bijvoorbeeld in het kader van de politieke besluitvorming);
- de openbare orde en de veiligheid.
Voor oudere documenten mag de gemeente sommige van de bovenstaande uitzonderingen niet meer inroepen om het document niet openbaar te maken.
De behandeling van uw aanvraag
Nadat u uw aanvraag hebt ingediend, krijgt u in principe geen ontvangstmelding. Uw aanvraag wordt wel onmiddellijk in een register bij de dienst genoteerd met de datum van ontvangst.
De algemeen directeur of de daartoe aangestelde medewerker beslist over de aanvraag. U krijgt binnen 20 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag een antwoord via e-mail of brief.
De dienst kan – mits motivering - deze termijn verlengen tot 40 dagen als ze de aanvraag moeilijk tijdig kan toetsen aan de uitzonderingen.
Als de documenten deels vallen onder bovenstaande uitzonderingen en deels niet, dan geeft de gemeente enkel inzage of afschrift van het deel dat openbaar kan worden gemaakt. De gemeente vermeldt waarom maar een deel van de gevraagde documenten openbaar gemaakt wordt.
Als de aanvraag gaat om een bestuursdocument waarin sprake is van auteursrechten:
- dan is inzage altijd mogelijk, zonder beperking
- dan is een afschrift of kopie enkel mogelijk na schriftelijk toestemming van de auteur of rechthebbende.
- Wanneer de openbaarheid wordt toegestaan en u inzage krijgt in documenten, stelt u in overleg met de betrokken dienst plaats en tijdstip vast. U moet voldoende tijd krijgen om de documenten te raadplegen.
- De gemeente wijst dan in ieder geval op het auteursrechtelijk karakter van het werk.
Beroep tegen een beslissing
Een volledige of gedeeltelijke afwijzing van de aanvraag vermeldt steeds de mogelijkheden om in beroep te gaan tegen deze beslissing.
Als u niet tevreden bent met de afhandeling van uw openbaarheidsverzoek (uw aanvraag voor inzage in documenten wordt geweigerd, niet beantwoord of niet correct uitgevoerd), dan kunt u een beroep indienen bij de Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur van de Vlaamse overheid.
Dit beroep dient per brief, per e-mail of, in voorkomend geval, per webformulier, ingediend te worden binnen een termijn van dertig kalenderdagen. Deze termijn gaat, naargelang het geval, in op de dag nadat de beslissing verstuurd is, of op de dag nadat de antwoordtermijn verstreken is.
U richt het verzoekschrift aan :
Departement Kanselarij en Buitenlandse Zaken
Beroepsinstantie inzake de Openbaarheid van Bestuur
Herman Teirlinckgebouw
Havenlaan 88, 1000 Brussel, België
02 553 57 25
openbaarheid@vlaanderen.be