Privacyverklaring

Privacyverklaring gemeente en OCMW Zemst met Woonzorgcentrum

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

  1. Bescherming van persoonsgegevens
  2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?
  3. Voor welke doeleinden worden uw gegevens verwerkt?
  4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens ‘ontvangen’ (inkijken, aanpassen, beheren)?
  5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?
  6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?
  7. Wat zijn uw rechten?
    1. Recht op intrekken toestemming
    2. Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit
  8. Op basis waarvan mogen wij uw gegevens verwerken?

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met de grootste zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg hoe wij met de persoonlijke gegevens van onze burgers / cliënten / bewoners woonzorgcentrum omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kunt u zich wenden met vragen?

Het gemeentebestuur en OCMW bestuur Zemst De Griet 1, 1980 Zemst, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gemeentelijke en OCMW activiteiten. De individuele ambtenaar die uw persoonsgegevens verwerkt wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kunt u terecht bij de algemeen directeur via het e-mailadres joke.bruggeman@zemst.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@zemst.be

3. Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt uw persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente / het OCMW / het woonzorgcentrum te kunnen uitvoeren.

De gemeente verwerkt uw gegevens niet voor commerciële doeleinden. Noch gebruikt ons bestuur uw gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat u hiervoor uw toestemming geeft.

Het is mogelijk dat uw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving / gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van uw inkomen.

Camerabewaking

Ons bestuur maakt gebruik van cameratoezicht op haar locaties en in haar gebouwen om haar eigendommen en die van haar bewoners, bezoekers en personeel te beschermen. 
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons bestuur tot beveiliging van personen en goederen.

Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden maximaal 30 dagen bewaard voordat ze automatisch worden gewist, tenzij er een calamiteit heeft plaatsgevonden. In dat geval worden de beelden gewist wanneer ze niet meer nodig zijn in het kader van de calamiteit. Bij een calamiteit kunnen de camerabeelden, binnen de wettelijke kaders, ter beschikking worden gesteld aan politie en justitie ter ondersteuning van een aangifte van een strafbaar feit. De camerabeelden zullen niet met andere derden worden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Uiteraard worden er geen geluidsopnamen gemaakt.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen uw gegevens ‘ontvangen’ (inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot uw gegevens, voor zover zij die nodig hebben in de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de dienst bevolking en de dienst ruimtelijke ordening verschillen. Gemeentelijk personeel kan niet aan de gegevens van OCMW cliënten. Ook binnen de OCMW diensten kan niet iedereen aan dezelfde gegevens. De toegangen van medewerkers van bijvoorbeeld de thuiszorgdiensten, de maatschappelijk werkers en het onthaal zijn verschillend.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken doet het bestuur beroep op verwerkers. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

  • ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
  • intercommunales die personeelsleden ter beschikking stellen om gemeentelijke beleid te helpen uitvoeren (vb. ikv woonbeleid).

Het bestuur stelt met deze verwerkers een ‘verwerkersovereenkomst’ op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG

Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt ons bestuur persoonsgegevens met andere instanties. Voor de elektronische mededeling van persoonsgegevens, stelt het bestuur met deze overheden een ‘protocol’ op, overeenkomstig de bepalingen van het Vlaamse decreet betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18/08/2007.

Voor de mededeling van sociale gegevens van persoonlijke aard verkrijgt ons bestuur, indien nodig, een voorafgaande beraadslaging van de kamer sociale zekerheid en gezondheid van het informatieveiligheidscomité, overeenkomstig de bepalingen van de Wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid van 15/01/1990.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij u de gegevens opvragen, of wij verkrijgen uw gegevens via andere overheden. Onze gemeente is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe ‘only once’. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

In de voorbije jaren werden ettelijke machtigingsdossiers bij de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) door de POD maatschappelijke integratie in naam van alle OCMW’s aangevraagd en goedgekeurd. Als gevolg mag het OCMW verschillende gegevens opvragen bij andere overheden. In de praktijk worden deze gegevens aangeboden via de Kruispuntbank Sociale Zekerheid, waartoe het OCMW toegang heeft.

Wanneer wij aan andere overheden sociale gegevens van persoonlijke aard meedelen, verkrijgen wij in principe een voorafgaande beraadslaging van de kamer sociale zekerheid en gezondheid van het informatieveiligheidscomité, overeenkomstig artikel 15 van de wet houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de sociale zekerheid, 15/01/1990.

In bepaalde situaties is het mogelijk dat wij jouw gegevens verwerken, die jij kennelijk zelf hebt openbaar gemaakt, bijvoorbeeld tijdens een openbare zitting van de gemeenteraad waarin jij het woord neemt en waarvan audio-opnames of audiovisuele opnames worden gemaakt en gepubliceerd.

6. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de dienstverlening uit te voeren.

Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht om inzage te krijgen tot de gegevens die wij over u verwerken. Hiervoor kan u de algemeen directeur joke.bruggeman@zemst.be of de functionaris voor gegevensbescherming privacy@zemst.be contacteren. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). U heeft het recht om :

  • gegevens over u te (laten) verbeteren (rectificatie)
  • uw gegevens te (laten) wissen
  • de verwerking van uw gegevens te beperken
  • bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens
  • uw gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemming

U heeft steeds het recht om uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin u uw toestemming heeft verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als u het niet eens bent met de verwerking van uw gegevens, of u hebt inbreuken vastgesteld kan u zich wenden tot de gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

TEL: +32 (0)2 274 48 00
FAX: +32 (0)2 274 48 35

contact@apd-gba.be

8. Rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan uw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

De gemeentelijke en OCMW doeleinden zijn voornamelijk verankerd in wetgeving. Denk maar aan

  • het bijhouden van het bevolkingsregister,
  • uitleveren rijbewijzen, verlenen van vergunningen,
  • verlenen van subsidies,
  • innen van retributies, GAS-boetes
  • Het uitkeren van een leefloon
  • Het verlenen van hulp aan vreemdelingen. Het oprichten van lokale opvanginitiatieven
  • Het verlenen van hulp aan minderjarigen die aan het OCMW zijn toegewezen
  • Het verlenen van hulp aan daklozen

Indien het bestuur op basis van wetgeving uw gegevens verwerkt is er geen toestemming nodig. U wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van uw gegevens hierover ingelicht.

Ook in uitvoering van contracten, het vrijwaren van uw vitaal belang of het algemeen belang is het niet nodig om uw toestemming te geven.

Indien uw expliciete toestemming nodig is om een verwerking uit te voeren zal deze aan u gevraagd worden. Dienstverlening van de gemeente / het OCMW die bijvoorbeeld niet verankerd is in wetgeving, kan zijn:

  • Zaalverhuur,
  • Verkoop tickets voor het cultuurcentrum,
  • Beheer inschrijvingen voor sportkampen,
  • Inschrijven in een elektronische nieuwsbrief
  • Nemen of publiceren van individuele foto’s of beelden

Deze processen verlopen altijd via formulieren die jij zelf invult. Door deze in te vullen geef je expliciete toestemming om je gegevens te verwerken voor de doeleinden vernoemd op de formulieren. We verwerken jouw gegevens die we via deze weg krijgen niet voor andere doeleinden. Indien we toch jouw gegevens voor nog andere doeleinden willen verwerken, zal dit expliciet gevraagd worden onderaan het formulier zodat je actief je toestemming kan geven voor verdere verwerkingen.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten (verplicht door GDPR art. 30). U kan dit op eenvoudig verzoek inkijken.