Wil jij een evenement in Zemst organiseren? Wil je hierbij tijdelijk het openbaar domein innemen, zoals bij een buurtfeest, een fietswedstrijd…, ? Of organiseer je een concert, optreden, fuif,… en wil je die muziek toch wat langer of luider spelen dan de opgelegde normen? Dan heb je een toelating nodig!
Je vraagt deze toelating aan via het online platform EagleBe. De toelating wordt aangevraagd door de organisator van het evenement.
Waarom een account aanmaken?
Met een Eaglebe account krijg je toegang tot een eigen Eaglebe Portaal. Via dit Portaal kan je aanvragen indienen bij elke stad of gemeente in Vlaanderen die werkt met het Eaglebe Smart City Platform. Daarnaast krijg je een overzicht van alle ingediende aanvragen en kan je verschillende contactgegevens opslaan zodat deze bij toekomstige aanvragen automatisch worden ingevuld.
Alsof dat nog niet voldoende is heb je ook de mogelijkheid om een heel aantal acties te ondernemen betreffende je aanvragen. Zo kan je vanuit het Eaglebe Portaal innames verlengen, evenementen kopiëren, bestanden toevoegen, aanpassingen doen en zoveel meer.
Maak hier een account aan en vraag je evenement aan!
Hoe en wanneer een nieuwe aanvraag indienen?
Heb je je account geactiveerd? Vervolgens ga je naar ‘Nieuwe aanvraag’ en kies je voor de optie ‘Aanvraag Evenement’ (NIET de optie ‘Aanvraag Inname openbaar domein’!). Na het invullen van de vragenlijst, klik je op verzenden.
Vergeet niet om je aanvraag 8 weken op voorhand in te dienen. De behandeling van de aanvraag vraagt tijd, respecteer daarom altijd de indieningstermijn! Bij grote evenementen is het aangeraden om het aanvraagformulier vroeger in te dienen.
Wil je een activiteit organiseren en weet je niet juist hoe, dan beschikt de gemeente Zemst over een evenementengids waarin alles staat beschreven en wat je precies allemaal dient aan te vragen of waar je rekening mee te houden. Deze gids vind je onderaan terug.
De veiligheidsdiensten screenen elke aanvraag om te bepalen of het evenement extra aandacht vergt inzake veiligheid en noodplanning. Zo ja, dan wordt er een veiligheidsoverleg belegd met jou als organisator, politie, brandweer en de gemeente. Om de veiligheidsdiensten snel de nodige info te geven over een evenement is een sjabloon voor een veiligheidsdraaiboek ontwikkeld. Een veiligheidsdraaiboek is een gedetailleerd plan dat richtlijnen en procedures bevat om de veiligheid te waarborgen in uiteenlopende situaties. Het omvat onder andere de contactgegevens, plannen, procedures, etc. Dit sjabloon vind je onderaan terug.
Voor welk evenement dien je een draaiboek aan te maken?
Voor een aantal evenementen is een veiligheidsdraaiboek verplicht.
- Ieder evenement waarop meer dan 500 bezoekers verwacht worden
- (Jeugd)fuiven
- Muziekevenementen die buiten plaatsvinden
- Markten & braderieën
- Alle evenementen waarvoor dit gevraagd wordt door de evenementendienst
Voor meer info en vragen kan je mailen naar evenementen@zemst.be
Voor wie?
- Voor iedereen die een activiteit, evenement, fuif,... organiseert in Zemst.
Voorwaarden
- De aanvraag moet je minimum acht weken vooraf aan de activiteit indienen.
- Je activiteit vindt plaats in Zemst.
Procedure
- Elk evenement vraag je aan via het online invulformulier.
- Je doet je aanvraag minimum acht weken vooraf aan de activiteit. Deze termijn is nodig omdat er bij verschillende teams advies (rond afsluiten straten, muziekafwijking,...) moet gevraagd worden voordat er toelating gegeven kan worden.
- De veiligheidsdiensten screenen elke aanvraag om te bepalen of het evenement extra aandacht vergt inzake veiligheid en noodplanning. Zo ja, dan wordt er een veiligheidsoverleg belegd met jou als organisator, politie, brandweer en de gemeente. Er is ook een sjabloon voor een veiligheidsdraaiboek ontwikkeld te gebruiken voor allerlei evenementen.